Роль бухгалтера при укладанні договорів

Організаційні моменти погодження проєкту договору з бухгалтером

За загальним правилом візування договору головним бухгалтером (бухгалтером) не є обов’язковим. Важливо тільки, щоб на договорі стояв підпис уповноваженої особи кожної зі сторін (ч. 2 ст. 207 Цивільного кодексу; далі – ЦК). Зазвичай такою особою є керівник, або інша, уповноважена ним особа на підставі довіреності. А наявність, чи відсутність на договорі візи бухгалтера не впливає на його дійсність.

Але, на практиці частіш за все керівники перед підписанням договору узгоджують його з бухгалтером, щоб в подальшому не потрапити у неприємні фінансові ситуації.

На підприємстві порядок узгодження проєкту договору з усіма зацікавленими службами, як правило, прописують у Інструкції з діловодства підприємства, чи в інших внутрішніх документах (наказах, положеннях, тощо). Тоді вже дотримання процедури узгодження договору з бухгалтером, закріпленої у внутрішніх документах, буде обов’язковим для працівників цього підприємства.

Ви можете замислитись, навіщо це робити, адже для бухгалтера це додаткова робота – перевіряти кожен проєкт договору. Але, практика показує, що краще виправити помилки у проєкті договору та включити в нього необхідні умови, ніж в майбутньому мати проблеми (у тому числі – судові спори). Доволі часто робота по перевірці договору може значно зекономити час працівників бухгалтерії на етапі виконання цього договору.

Наприклад, у договорі не вказані необхідні платіжні реквізити контрагента, та бухгалтеру доводиться в оперативному режимі зв’язуватися з контрагентом, щоб вчасно здійснити платіж, та не отримати штрафів, передбачених цим договором.

Де та як слід ставити візу бухгалтера на договорі?

Оформлення візування на документах, у тому числі на договорах, здійснюється відповідно таких нормативних актів:

1. Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5);
2. ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» від 01.07.2020 № 144. Затверджені наказом Державного підприємства «Український науководослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01.07.2020 № 144 (далі – ДСТУ 4163:2020) .

Так, відповідно п. 3 - 5 гл. 6 розд. IІ Правил № 1000/5 внутрішнє погодження документу оформляють шляхом проставляння візи, яка оформляється відповідно до ДСТУ 4163:2020 і включає:

1. особистий підпис;
2. власне ім’я і прізвище посадової особи, яка візує документ;
3. дату візування.

У разі потреби може бути також зазначена посада особи, яка візує документ.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються на підприємстві.

У деяких випадках допускається поаркушне візування документів. Види документів, що потребують поаркушного візування, зазначаються в Інструкції з діловодства підприємства.

А зауваження і пропозиції до проєкту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проєкті робиться відповідна відмітка.

Відповідно п. 5.24 ДСТУ 4163:2020 візу проставляють нижче реквізиту «Підпис» без відступу від межі лівого поля на лицьовому або зворотному боці останнього аркушу документа, примірник якого залишається у підприємства.

Перелік умов договору, на які слід звернути увагу бухгалтеру

У законодавстві немає переліку, що саме повинен перевірити бухгалтер у договорі. Тому, виходячи з практики, надамо наші поради, на які умови у проєкті договору слід звернути увагу бухгалтеру.

1. Правовий статус контрагента.

Перше, на що слід звернути увагу – це на правовий статус вашого контрагенту, оскільки виплата доходу за договором та порядок його оподаткування буде залежати від того, до якої категорії відноситься ваш контрагент: це юридична особа, чи фізична. А якщо це фізична особа – то чи має вона статус підприємця.

Якщо ваш контрагент – юрособа, то не буде зайвим поцікавитися змістом її установчих документів. В них можуть бути певні обмеження на укладення правочинів. Зверніть увагу, що установчі документи юрособи не є комерційною таємницею згідно з постановою КМУ від 09.08.1993 №611 «Про перелік відомостей, що не становлять комерційної таємниці».

Також слід поцікавитись змістом витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань (далі – ЄДР) вашого контрагенту.

Якщо ваш контрагент – фізособа, то необхідно уточнити, чи є в нього статус підприємця.

Ваш контрагент зареєстрований ФОП? Тоді необхідно, щоб він надав вам Витяг в ЄДР – це потрібно для правильного оподаткування доходів, які виплачують ФОПам.

Так, наприклад, згідно п. 177.8 Податкового кодексу (далі – ПКУ) під час нарахування (виплати) фізособі-підприємцю доходу від здійснення нею підприємницької діяльності, госпсуб'єкт, який нараховує (виплачуює) такий дохід, не утримує ПДФО, якщо ФОП, надав копію документу, що підтверджує її державну реєстрацію відповідно до закону як суб'єкта підприємницької діяльності.

У Витязі зверніть увагу на види діяльності ФОПа, вказані в ЄДР та звірте, чи є в нього вид діяльності, який є предметом договору, що укладається (якщо ФОП є виконавцем, або продавцем за договором). До речі, інформацію про контрагента з ЄДР можна отримати самостійно, за допомогою безкоштовного пошук відомостей через офіційний сайт Мін'юсту.

2. Податковий статус контрагента.

Також важлива для бухгалтера інформація про податковий статус контрагента, зокрема:

1. чи є він платником ПДВ;
2. на загальній системі оподаткування він, чи на спрощеній.

Від цього також буде залежати оподаткування за операціями, які виконуються згідно укладеного договору.

Отже, необхідно отримати у контрагента (за наявності):

1.  виписку з реєстру платників ЄП;
2.  виписку з реєстру платників ПДВ.

3. Чи є правочин значним для вашого контрагенту.

Якщо контрагент ТОВ – перевірте, чи не є договір, що укладається, значним правочином для вашого контрагенту.

Цей момент прописаний у ст. 44 Закону від 06.02.2018 № 2275-VIII «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю». Так, якщо вартість майна, робіт або послуг, що є предметом такого правочину, перевищує 50 % вартості чистих активів товариства відповідно до останньої затвердженої фінансової звітності, то рішення про надання згоди на вчинення правочину приймаються виключно загальними зборами учасників, якщо інше не передбачено статутом товариства.

Отже, перед укладенням договору необхідно перевірити останню фінансову звітність ТОВ, щоб дізнатися, чи не перевищує сума договору 50 % вартості активів товариства. Якщо перевищує, то цей договір для ТОВ – значний правочин, отже крім підпису уповноваженої особи на договорі потрібне відповідне рішення загальних зборів учасників ТОВ (якщо інший порядок укладення значних правочинів не прописаний у статуті товариства). Тому, слід звернути увагу також на положення статуту контрагенту з цього питання.

4. Ціна договору.

Бухгалтеру слід перевірити, чи відповідає ціна, зазначена у договорі, правилам ціноутворення, затвердженим на його підприємстві. Так, на підприємстві можуть бути затверджені відповідні положення, накази, калькуляції, тощо, які стосуються ціноутворення.

Також, при перевірці ціни договору слід звернути увагу на включення/не включення до ціни відповідних податків. Цей момент повинен бути відображений у тексті договору. Наприклад – «Ціна договору визначена без ПДВ».

Також нагадаємо, що за загальним правилом у внутрішніх договорах ціна повинна бути визначена у грошовій одиниці України – гривні (ч. 1 ст. 524 ЦК, ст. 189 Господарського кодексу України).

Але, у ч. 2 ст. 524 ЦК передбачено, що сторони можуть визначити грошовий еквівалент зобов’язання в іноземній валюті. У цьому випадку сума, що підлягає сплаті у гривнях, визначається за офіційним курсом відповідної валюти на день платежу, якщо інший порядок її визначення не встановлений договором або законом чи іншим нормативно-правовим актом. Отже, виходячи з цієї норми, розрахунок ціни договору можливо прив’язати до курсу іноземної валюти.

Така можливість підтверджується також судовою практикою. Наприклад, у п. 3 Інформаційного листа Вищого господарського суду України від 24.11.2011 № 01-06/1642/2011 зазначено:

положення чинного законодавства хоч і визначають національну валюту України як єдино законний платіжний засіб на території України, проте не містять заборони на вираження у договорі грошових зобов’язань в інвалюті, визначення грошового еквівалента зобов’язання в інвалюті, а також на здійснення перерахунку грошового зобов’язання у разі зміни курсу НБУ.

5. Порядок та строки розрахунків.

Бухгалтеру важливо знати, яким чином будуть здійснюватися розрахунки за договором: готівкою, чи безготівково. Оскільки, у деяких випадках законодавство забороняє готівкові розрахунки, або обмежує суму розрахунку готівкою.

Наприклад, відповідно до п. 6 розд. ІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 29.12.2017 №148, суб’єкти господарювання мають право здійснювати розрахунки готівкою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами:

1. між собою – у розмірі до 10000 (десяти тисяч) грн включно;
2. з фізичними особами – у розмірі до 50000 (п’ятдесяти тисяч) грн включно.

Крім того, договір може передбачати проведення взаємозаліку, або ж бартерні розрахункі. Однак, для певного кола СГ такі розрахунки заборонені.

Наприклад, платники єдиного податку першої - третьої груп повинні здійснювати розрахунки за відвантажені товари (виконані роботи, надані послуги) виключно в грошовій формі - готівковій або безготівковій (у тому числі з використанням електронних грошей) (п. 291.6 ПК).

Також бухгалтеру варто перевірити у договорі правильність зазначення платіжних реквізитів.

6. Порядок та строки оформлення первинних документів

Ще один важливий для бухгалтера момент – це наявність в договорі умов, які передбачають складання первинних документів щодо операцій, які здійснюються в рамках цього договору. Мова йде про такі документи як: акти приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг), накладні, ТТН, довіреності на право отримання товарно-матеріальних цінностей, тощо.

Перевірте, чи всі необхідні документи, складання яких передбачено законодавством, перелічені у договорі. Зверніть увагу – чи визначені строки та порядок підписання таких документів.

7. Порядок електронного документообігу

Зараз багато госпсуб'єктів здійснюють обмін первинними документами у рамках укладеного договору в електронній формі. Така можливість прямо передбачена законодавством:

1. ст. 9 Закону від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»;
2. п. 2.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88.

Але, умова про електронний документообіг між сторонами повинна бути прописана у договорі.

Для бухгалтера важливо, за допомогою якого програмного забезпечення буде здійснюватись електронний документообіг з контрагентом. Адже, бувають ситуації, коли у одного з контрагентів є певна програма, а у іншого її немає, він використовує іншу. Тому, зверніть увагу на цей момент у договорі.

Наслідки підписання договору без перевірки бухгалтером

Доволі часто буває так, що бухгалтера вже поставили перед фактом укладення договору після цієї події – на столі бухгалтера з’явився підписаний керівником договір. Вивчивши його зміст, бухгалтер бачить, що з цим договором не все гаразд. Що робити?

Радимо довести цю ситуацію до керівника. Наприклад, склавши доповідну записку на його ім’я, у якій зазначити перелік недоліків укладеного договору та можливі ризики, виходячи з цих недоліків.

Врахуйте, що у діючий договір можна внести зміни, шляхом підписання додаткової угоди до договору. Але, на підписання такої угоди, як правило, потрібна згода вашого контрагенту (ст. 651 ЦК). Отже, краще домовитись про всі необхідні положення договору ще на етапі його підписання.

Висновки

1. Перевірка договору бухгалтером та візування його прокту не є обов’язковим відповідно законодавства – це внутрішня справа кожного СГ. Але, таку роботу варто проводити, щоб убезпечити себе від можливих фінансових втрат, у тому числі – у вигляді штрафів.
2. При перевірці договору бухгалтеру слід звернути увагу на ті умови, які, так чи інакше, стосуються роботи бухгалтерії, зокрема – щодо розрахунку ціни договору, порядку та форми розрахунків, оформлення первинних документів тощо.
3. Якщо договір підписаний без візи бухгалтера, йому варто задокументувати наявні у договорі недоліки та пов’язані з ними ризики, та довести цю інформацію до керівника.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з юридичних питань

Шаблони та зразки документів:

Інструкція з діловодства